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昆明會議選址寶典
發布時間:2012/5/30 17:43:47 丨 閱讀次數:2517 丨 文章來源:
一次成功的會議選址是會議是否成功的關鍵問題。非常重要,面對眾多的場所,到底怎樣去為會議選一個最佳地址呢?
  首先,確定會議目的。
  大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的;少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動,如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望,因此在考慮場地前要先了解清楚。
  緊接著得列出可供選擇的清單
  選擇會議場地的工作清單先列好工作清單,知道你在選擇場地時需要注意哪些事項,如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。我公司(時代亞盟)建議清單細節如下:
  地區
  1.費用(成本)與便利性。
  2.是否鄰近機場。
  3.轎車或出租車是否足夠。
  4.充足的停車空間。
  5.如果需要,接送交通工具是否充足,費用情況。
  環境
  1.當地有何觀光點。
  2.購物。
  3.休閑活動。
  4.天候狀況。
  5.環境是否良好。
  6.餐廳。
  7.當地治安是否良好。
  8.社區經濟狀況。
  9.當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。
  10.當地旅游局或相關部門支持與服務情況。
  11.會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠,如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。
  設備
  1.保安人員與服務人員是否友好、做事效率如何。
  2.大廳(是否整潔,吸引人。
  3.報到處是否容易找到:
  (1)是否有足夠房間供工作人員使用。(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。
  (3)接待處的人力是否足夠。
  4.當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。
  5.詢問處是否全天候有人值班。
  6.立即回復有關電話詢問,盡速轉送留言。
  7.對客人的服務:
  (1)郵局。(2)禮品店。(3)柜臺服務。(4)保險箱。

適合的會議選址,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。以下就介紹幾種會議選址必須考慮的因素:
  酒店:按類型劃分
  商務型酒店:
  這類酒店無論在外部設計,還是在內部裝修,以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層),一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議,有一個或多個多功能廳,24小時全天候辦公,有較強的服務能力,此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。
  度假型酒店:
這類酒店一般建在旅游勝地或海邊,外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色,集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展,度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動,這些無疑大大方便了會議單位。
  按地點劃分
  位于市中心:
在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區,那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店,這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。有些酒店被公認為服務一流,良好的口碑常使酒店成為會議籌劃者的首選會議場所。
  位于市郊:
  對于需乘飛機從外地而來的與會者來說,位于市郊的酒店可能不是很吸引人。從機場至會場和住地要花不少時間,不適宜選擇這類酒店,而對于當地可驅車前往的與會者來說,這類酒店也是大受歡迎的。

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