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會議接待服務程序
發布時間:2012/5/30 16:42:40 丨 閱讀次數:2368 丨 文章來源:

會議接待服務程序

一、會議接待草案制定

1、與組織者聯系,詳細了解組織者的需求及會議代表的基本情況,制定合理、舒適、安全的接待草案。

2、詳細介紹酒店及酒店設施介紹:包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛及價格等告知組織者,提供分析及使用建議,以便組織者選擇酒店。

 二、活動前期準備清單

會議確定后逐一落實各項準備工作。

接待程序表: 制定會議接待程序,落實各項細節。

酒店方面

第一時間與酒店負責人聯系,著重介紹本團情況,并逐一落實各項要求。

1)房間數量及類型(標準間、商務房、工作人員用房間)客人用房 – 各種類型房間數、及方向位置(分布的樓層及是否靠近電梯)工作人員 – 用房數量及位置(后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層,并盡可能靠近團中 VIP 嘉賓的房間,以便為嘉賓提供快速、周到的服務)。 房間布置 – 客人抵達前必須完成對房間清潔衛生工作,同時檢查房間內設施是否能正常使用。抵達前 1 小時,按照要求為房間陪送水果 ( 需每天更換 ) ,房間號碼 - 提前 2 天得到所有房間號碼,并根據提供的分房名單進行分房。客人抵達賓館前 2 小時,旅行社工作人員將抵達賓館為所有客人辦理入住手續,并領取房間鑰匙。以便使客人抵達賓館后,能快速領取鑰匙進入房間。 VIP 客人將有專人引領至房間。

2)酒店餐廳:根據提前確認的菜單,廚房精心制作每道菜品。開出獨立的用餐區,僅供本團使用。所用餐具必須事前做好消毒工作,并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。

3)酒店布置:客人抵達前 2 小時,必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。

4)行程用車:按照商議,保證車輛必須是 8 成以上的新車。駕駛員必須有極強的責任心,駕駛經驗豐富。

5)導游員若干名,挑選形象氣質具佳,經驗豐富,服務態度好,并富有責任心的導游。

6)工作人員兩名,同組織者保持緊密聯系,完成組織者提出的各項要求。

旅游安排

1)根據時間,編排合理、舒適的游覽日程表;

2)按照預先分發的旅游登記表的統計結果,安排豪華空調旅游車,每車的乘坐人數安排在 8 5% ,以保證客人的舒適;

3)每臺車都將有明顯的標志 — 號碼;

4)每臺車安排一名優秀的職業導游,負責途中講解和景點介紹;

5)各車的導游員將負責時時提醒客人保持乘坐同一輛車,事先講明游覽路線與大致日程安排,注意集合時間及地點,并在每次更換游覽地點前統計人數;

6)VIP 客人可以安排專門的優秀導游人員及車輛;

7)可以按照需要 為每位嘉賓制作嘉賓證及旅游手冊;

周前檢查

在團隊出發前一周,必須完成所有細節方面的確認。每項細節都必須向組織者匯報,并得到認可。同時將對本次旅游線路進行最后的實地檢查,落實各接待方的準備情況現場實施及活動總結

1)現場實施過程中,嚴格按照事先制定的接待計劃,嚴格實施并執行;

2)如有任何突發意外事件,總監將立即向組織匯報,并提出解決方案。事后必須立即將結果向組織者匯報;

3)活動期間分發我社接待意見表;

4)活動結束后統計意見結果,向組織者匯報;

5)根據客人的意見與建議不斷改進服務內容與方式。