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會議效率不高的原因及預防管理條例
發布時間:2012/5/30 11:06:18 丨 閱讀次數:2470 丨 文章來源:

會議效率不高的原因及預防管理條例

一、會議的通病──效率不高

  小黃是一家公司的職員,他對公司會議有自己的一些想法,他的想法反映了許多公司會議的某些現狀,值得我們思考。

  很多公司往往由於以下原因,開會效率低下:

  a)公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開,或非要安排在事務繁忙的周一開。

  b)許多主管對於何時開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命,甚至得延後或放棄叁加其他會議。

  c)有些必須到會的員工,因爲已經與重要客戶或政府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人,所以準備不充分或者根本來不及準備。

  d)時下有一句很流行的話──最近比較煩,對太多像小黃一樣的職場人士來說,這句話可以改爲開會比較煩.開會之所以煩,用小王的話來說,就是會議常在毫無章法的狀況下進行,甚至毫無意義地延長時間,即使有決議,質量也很低,簡而言之,會議效率不高。因此,尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

 1、會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中,有3種原因是會議的致命傷,需要格外警惕。這3種原因是:主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

 2、高效會議的八大特徵

  與低效率會議相對的就是高效會議,高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特徵。

  建議在正式召開會議之前,將高效會議的8大特徵一一列出,并隨時檢驗,充分做好預防性管理,使即將召開的會議能夠成爲真正意義上的高效會議。 

二、會議規范

  會議規范包含3個部分:會議時間安排的規范、固定的會議流程規范以及會議規范本身。 

 1、會議時間安排的規范

  a)上午8-9點之間,正是員工從家到公司,準備開始一天工作的時候。這個時候的員工,心緒尚且混亂,還需一段時間才能進入工作狀態。因此,試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析,從人的生理和心理角度來看,是不現實的。

  b)上午9-10點之間,員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談,同樣也是進行業務會談的最佳時機。

  c)上午10-12點或下午1-3點之間,最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴,不斷想出新點子、新方法。

  d)下午3-5點之間,最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期,人人希望馬上回家,在這個時段舉行會議往往會事倍功半。 

 2、會議規范本身

  會議規范是指大家達成共識的會議守則。會議規范主要包括以下條款: 

 1)所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人,以找出最適宜所有叁會人的開會時間。

 2)超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。

 3)所有與會者都要準備在會上發言。

 4)準時開始,準時結束。

 5)各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

 6)所有與會者應知道維護別人的尊嚴,不在會中羞辱別人,這條規則最重要,需特別注意。

 7)意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮黑臉.會議結束2-3天後,所有與會者應拿到會議記錄。

 8)所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。

 9)必要時請第三方監控,以保證會議質量。 

三、固定的會議流程規范

  固定的會議流程規范主要包括一個中心、兩個基本點。 

(1)一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括:

  會議的開始,具體包括:致歡迎詞;闡明會議目的;交流會議議程;介紹時間安排、相關規章制度;指定會議記錄人。

  進行會議討論,可以分爲不同的議程,比如議程一、議程二、議程三等。具體包括:分享話題和目標;交流資訊;産生主意、做決定、確認行動;總結。

  結束會議,具體包括:總結;安排下次會議。 

(2)兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾,即會議開始前的準備和會議結束後的跟蹤,這兩個基本點是最容易被忽視的。但是,它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以,一個規范的會議流程必須包含會前的準備工作與會後的跟蹤工作。會前的準備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發備忘錄,制定跟蹤計劃,以及安排下次做匯報的人選等。 

   會議效率不高是當前許多會議的現狀。因此,找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下,針對這些因素,應在會前充分做好預防性管理。

  與此同時,清楚了解什麼是高效會議、會議規范有哪些也至關重要,只有掌握了這些,才能從正面引導我們如何提高會議的效率。

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